一台电脑或手机就可完成一次会议会后传达，如今即时通讯系统就可以做到。近日，A省周省长就用即时通讯工具做了一次政务会议议后信息传达，并取得圆满成功。

会议的内容主要是讨论高校研究生的就业工作，参会人员主要是教育部门、人事部门、劳动和社会保障部门以及部分高校的负责人。大会上大家进行了紧密讨论和问题的探讨，有许多的问题需要会议后进行整理反馈，于是即时沟通工具由负责人将议论重点发起，让相关人员回复参与。主要流程如下：

一、邀请所有与会人员到即时沟通工具的频道里

1、邀请人员到工作空间

A省已经购买了即时通讯软件，由于这次的会议有一些新人员并没有加入工作空间。这次系统管理员将其他人员邀请到工作空间里来，具体邀请方式见下图。

2、创建参会频道

频道的作用相当于群，根据不同的项目创建不同的频道。因为这次的会议有一定的保密邀请，所以系统管理员在创建参会频道时选择的是“专用频道”。专用频道只有被邀请的成员才能进入频道，频道内部聊天更安全。具体创建方式，如下图。

3、邀请相关人员到频道内

管理员将所有的参会人员全部添加到频道中来。具体步骤见下图。

二、会议准备开始讨论以及后续记录全可查

1、讨论话题直接发送给某个成员或整个团队，可获得即时反馈。回复的内容直接在该消息下方“串联”在一起，方便查看和统计。

2、消息编辑、删除功能保障信息准确性和保密性

3、消息分类更好汇总问题

使用“#+消息类别”形式发布信息，实现消息的分类。如点击“#每周问题”，所有这类的消息被聚在一起，十分方便查阅。

政府开会是必不可少的工作途径，以前召开一个会议人员需要从四面八方赶来。食宿费、交通费、场地费等算下来也是不小的开支。通过即时沟通工具召开会议，减少了各项开支，将会议的成本降到最低。为提高行政效能、节约行政成本树立了表率。