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A省首次用即时通讯工具做政务会议会后信息传达取得圆满成功
2022-09-06 15:11 浏览次数: 311
协同办公防泄密即时沟通聊天工具— 点击免费试用

一台电脑或手机就可完成一次会议会后传达,如今即时通讯系统就可以做到。近日,A省周省长就用即时通讯工具做了一次政务会议议后信息传达,并取得圆满成功。

会议的内容主要是讨论高校研究生的就业工作,参会人员主要是教育部门、人事部门、劳动和社会保障部门以及部分高校的负责人。大会上大家进行了紧密讨论和问题的探讨,有许多的问题需要会议后进行整理反馈,于是即时沟通工具由负责人将议论重点发起,让相关人员回复参与。主要流程如下:

一、邀请所有与会人员到即时沟通工具的频道里

1、邀请人员到工作空间

A省已经购买了即时通讯软件,由于这次的会议有一些新人员并没有加入工作空间。这次系统管理员将其他人员邀请到工作空间里来,具体邀请方式见下图。

 

2、创建参会频道

频道的作用相当于群,根据不同的项目创建不同的频道。因为这次的会议有一定的保密邀请,所以系统管理员在创建参会频道时选择的是“专用频道”。专用频道只有被邀请的成员才能进入频道,频道内部聊天更安全。具体创建方式,如下图。

 

3、邀请相关人员到频道内

管理员将所有的参会人员全部添加到频道中来。具体步骤见下图。

二、会议准备开始讨论以及后续记录全可查

1、讨论话题直接发送给某个成员或整个团队,可获得即时反馈。回复的内容直接在该消息下方“串联”在一起,方便查看和统计。

 

2、消息编辑、删除功能保障信息准确性和保密性

 

 

3、消息分类更好汇总问题

使用“#+消息类别”形式发布信息,实现消息的分类。如点击“#每周问题”,所有这类的消息被聚在一起,十分方便查阅。

 

政府开会是必不可少的工作途径,以前召开一个会议人员需要从四面八方赶来。食宿费、交通费、场地费等算下来也是不小的开支。通过即时沟通工具召开会议,减少了各项开支,将会议的成本降到最低。为提高行政效能、节约行政成本树立了表率。


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