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邮件审批合同影响效率如何解决?J2L3x 协同办公更高效
2022-08-01 10:21 浏览次数: 857
协同办公防泄密即时沟通聊天工具— 点击免费试用

邮件作为合同审批的主要工具已经被使用了很多年了。但随着信息化的加快,邮件审批流程的问题也日益凸显了出来。通过邮件进行合同审批整套流程走下来,冗长繁琐,严重影响各部门的工作效率。主要表现在以下几个方面:

1、审批人邮箱地址易出错。用邮件发起合同审批需要逐个输入审批人员的邮箱地址,难免有输入错误的情况发生从而导致审批人无法看到邮件。

2、审批人看邮件的时间无法保证。邮箱不像沟通工具那样会时不时的点开查看。一般领导的习惯喜欢早上看下有没有邮件,而合同审核若是晚些时候发起,可能会错过。

3、各类合同管理难度大、沟通成本高,影响效率。尤其是对于合同管理人员,每天需要审批的合同类型多且紧急情况不一。不同类型的合同审批需要抄送给不同的领导并进行沟通。合同的审核速度慢、沟通成本高,大大影响了效率。

J2L3x 数字工作空间系统,协同办公其合同审批功能在流程上进行了简化,在安全上进行了升级。办公协同即时沟通软件助力企业合同管理更加规范化、数字化和安全化。

一、J2L3x 数字工作空间系统如何进行合同审批

1、合同分类及管理。合同发起人根据合同不同的类型创建不同的专用频道。如投资合同、融资合同、施工合同、分包合同、采购合同、租赁合同等。

 

2、邀请需要对应的审批人员进入到对应的频道里。

 

3、频道里合同审批过程。发起人在对应频道里发起合同审批申请,并@频道里所有需要审批的人员。

 

4、被@到的人员进行审批回复。有问题便可即时提出,回答者直接在下方进行回复。待所有审批人员都回复通过后,合同审批流程走完。

 

 J2L3x 数字工作空间系统让合同审核更高效管理更直观

1、响应快。传统的邮件审批往往容易形成官僚作风体系,审批进程往往会卡到某个审批人员上而拖慢审批效率。而用 J2L3x 合同审批功能,所有的审批人员都是在阳光下。可以清楚看到哪个人员没有即时回复。在问题沟通上,直接在底下引用回复,也大大提高了协同效率。

2、办公协同即时沟通工具让合同审批更顺畅。 J2L3x 数字工作空间系统作为办公即时沟通软件,当审批人员有消息时会实时进行提醒。另外合同中出现的问题,也可以直接在下方进行沟通并修改。这样,大大提高的沟通的效率。

3、专有频道让合同管理更直观。在 J2L3x 里建立合同审核专有工作空间,根据不同的合同类型建立专属的频道,邀请对应的审批人员进入频道中。不同类型的合同对应不同的审批人员,在后期做好合同整理汇总和分类时更加直观。

J2L3x 数字工作空间系统合同审批功能让流程事半功倍

1、有利于更快的回笼资金。时间就是金钱加快合同审批速度缩短周期,合同走的快、钱回来的快。

2、有利于办事效率的提高。在审批流程中大家互相监督提醒,进一步提高了效率。

3、有利于节省时间成本。所有的审批人员都在阳光下进行,可以互相监督。沟通的时间成本也大大降低。

 


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